EBP Gestion Commerciale: Comment relancer mes clients? (3ème partie)

ebp gestion commerciale : les relances client

Dans le précédent article sur la gestion des relances clients d'EBP Gestion Commerciale 2006, nous avions vu en détails l'option de seuils qui permet de tenir compte de l'encours client. Nous allons voir aujourd'hui qu'EBP Gestion Commerciale gère également les niveaux de relance. Ces niveaux de relance permettent de prendre en compte le fait qu'un client, malgré déjà une ou plusieurs relances, ne se manifeste toujours pas pour régler sa facture.
didacticiel ebp gestion commerciale

Lundi 7 Novembre 2005

Voir la première partie du didacticiel sur les relances d'EBP Gestion

Généralement, lorsqu'un client n'a pas réglé une facture alors que son échéance est déjà passée depuis plusieurs jours, l'entreprise envoie une lettre de relance. On appelle cette première lettre de relance: "Lettre de niveau 1". Le texte d'un courrier type de niveau 1 est généralement accommodant et part du principe que l'absence de règlement peut être dû à un oubli ou à une erreur.

Si le client n'a toujours pas réglé après l'envoi d'une lettre de niveau 1, nous pouvons passer au niveau 2! Là, la lettre se fera déjà un peu plus pressante. Enfin, un troisième type de lettre de relance peut être envoyé avec un texte plus agressif.

EBP Gestion Commerciale a donc une organisation de relance basée sur trois types de lettres de relance. Ces lettres contiennent un texte par défaut adapté à chaque niveau, mais rien ne vous empêche d'écrire vos propres lettres de relance, EBP Gestion Commerciale vous laissant de ce côté-là une grande liberté.

Il y a plusieurs manières de gérer les niveaux de lettre de relance. La première est automatique. Pour la sélectionner, cliquez sur l'option "Incrémentation automatique du niveau de relance" dans la fenêtre d'impression des lettres de relance.

Avec cette option, EBP Gestion Commerciale choisit automatiquement le niveau de relance. Si aucune lettre de relance n'a encore été envoyée à un client, EBP Gestion choisira automatiquement la lettre de niveau 1. S'il faut envoyer une lettre de relance à un client alors que celui-ci a déjà reçu une lettre de niveau 1, EBP Gestion choisira bien sûr la lettre de niveau 2, et ainsi de suite..

Si un client a déjà reçu les trois types de lettres de relance et que l'on redemande quand même l'envoi d'une nouvelle lettre de relance, ce sera toujours la lettre de niveau 3 qui sera proposée.

Pour l'option "Incrémentation automatique du niveau de relance", une case à cocher "Sélection automatique du texte de relance" est proposée, mais elle ne sert à rien en l'état actuel, n'en tenez donc pas compte.

La deuxième option, "Tenir compte du niveau de relance de la fiche client", permet d'imposer un type de lettre de relance par client. Vous pouvez indiquer en effet dans chaque fiche client (onglet "banque / mode de règlement") un niveau de relance. Si vous n'indiquez aucun niveau, EBP Gestion Commerciale considérera que c'est un niveau 1.

ebp gestion commerciale 2006 : le niveau de relance

Avec cette option, ce sont toujours les mêmes lettres de relance qui sont envoyées aux clients, selon le niveau de relance indiqué dans chaque fiche client. Si un client a le niveau 1 d'indiqué sur sa fiche, ce sera toujours la lettre de niveau 1 qui sera envoyée, s'il a le niveau 2, ce sera la lettre de niveau 2, etc..

Cette option est intéressante dans le cas où vous ne voulez pas réellement gérer des niveaux de relance avec des envois "crescendo", mais que vous préférez plutôt rédiger et envoyer un type de lettre adapté à chaque client, quelque-soit leur retard de paiement.

Par exemple, vous pouvez rédiger un texte de relance niveau 1 signalant juste le retard de paiement. Le niveau 1 pourrait alors être indiqué dans les fiches de vos gros clients et clients "sensibles". Dans ce cas, même s'ils reçoivent plusieurs lettres de relance, le texte ne sera jamais agressif puisque ce sera toujours (avec l'option "Tenir compte du niveau de relance de la fiche client") cette lettre de relance niveau 1 qui sera envoyée.

Dans le même esprit, le niveau 2 peut être indiqué dans les fiches de tous les clients occasionnels. Le texte de la relance niveau 2 pourrait être alors plus sec.

Dans tous les cas, cette option vous permet plutôt de gérer les types de lettres de relance en fonction du client. C'est ensuite à vous de voir si cette possibilité est adaptée à votre activité et à la politique de votre entreprise.

Fin de la TROISIEME partie (à suivre).

Voir la suite du didacticiel sur les relances d'EBP Gestion Commerciale