EBP Gestion Commerciale: Comment relancer mes clients? (1ère partie)

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ebp gestion lettres de relance

Un des intérêts majeurs d'un logiciel de gestion commerciale comme EBP Gestion, est de pouvoir suivre de près les impayés clients. Ce sont en effet les retards de paiement et les impayés qui mettent souvent les trésoreries des entreprises en péril. EBP Gestion commerciale dispose de plusieurs fonctionnalités qui vous permettent de suivre vos règlements et relancer vos clients. Dans cet article, nous nous intéressons plus particulièrement aux relances proprement dites.
didacticiel video EBP Gestion commerciale : les relances

didacticiel video EBP Gestion commerciale : les relances

Le fonctionnement est le suivant: à chaque fois que vous créez une nouvelle facture, vous indiquez une échéance pour cette facture. Cette échéance peut être immédiate (paiement comptant) ou à la date que vous désirez (à 30 jours, 60 jours fin de mois, 30 jours fin de mois le 10, à une date fixe, etc..).

Une fois que votre client a réglé la facture, vous devez enregistrer le règlement et pointer la facture avec ce règlement. Pointer une facture avec un règlement signifie que vous indiquez à EBP Gestion Commerciale que le règlement reçu solde une facture donnée.

C'est donc avec ce pointage règlement-facture qu'EBP Gestion Commerciale va connaître les factures qu'il reste à régler. En fait, les factures qui peuvent être relancées sont les factures qui sont arrivées à échéance et qui n'ont pas encore été pointées avec un règlement.

Pour relancer vos clients, cliquez sur le menu "Opérations", puis sur "Relances". La fenêtre de relance s'affiche alors. Vous pouvez voir, dans le premier cadre "Echéances", la date de référence (la date du jour par défaut, que vous pouvez modifier).

ebp gestion commerciale : lettres de relance

Toutes les factures non réglées et dont la date d'échéance est inférieure ou égale à cette date de référence se verront proposées une lettre de relance. Si par exemple nous sommes le 20 octobre et que votre client, la société Bertrand, avait une facture qui était à échéance le 15 octobre, une lettre de relance sera proposée, puisque le client Bertrand aurait dû régler depuis déjà cinq jours.

Vous pouvez ensuite affiner votre recherche grâce à de nombreux critères. Déjà, la case "Nombre minimal de jours de dépassement", située juste au-dessous de la date de référence, vous permet de laisser un peu de temps supplémentaire à vos clients.

Si vous utilisez ce critère, le nombre de jours indiqué sera ajouté à l'échéance de la facture. Si cette date finale (échéance + le nombre de jours indiqué) est toujours inférieure ou égale à la date de référence, une lettre de relance sera proposée.

Par exemple, si la date du jour est le 20 octobre, qu'une facture était à échéance le 15 octobre, mais que vous avez indiqué un nombre de jours de dépassement égal à 10, EBP Gestion Commerciale ne proposera pas de lettre de relance pour ce client, parce-que nous avons laissé 10 jours de délai supplémentaire au client, ce qui repousse l'échéance finale au 25 octobre.

Fin de la PREMIERE partie (à suivre).

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