Dans cette dernière partie du didacticiel sur les relances clients d'EBP Gestion Commerciale 2006, nous allons voir qu'il est possible de sélectionner de manière très précise les clients qui vont être relancés. Vous pouvez, par exemple, imprimer uniquement les lettres de relance concernant les clients d'un département, d'un commercial, ou d'une catégorie client. EBP Gestion Commerciale Pro permet également de sélectionner les lettres de relance selon la devise d'origine de la facture.

L'onglet "Clients" de la fenêtre d'impression des lettres de relance vous permet de sélectionner très précisément les clients auxquels vous allez envoyer une lettre de relance. Là, nous ne sommes plus dans le tri, mais dans la sélection.

Vous pouvez par exemple ne sélectionner qu'un commercial, afin de lui donner les lettres de relance de ses clients. Vous pouvez également imprimer les lettres de relance que d'un seul département, ou que d'une seule famille de clients (par exemple uniquement les revendeurs ou les grossistes, etc.).

En dehors d'une sélection de clients par classification ("faible", "moyen", "bon", etc.) et par filtre, tous les autres types de sélection se font par intervalle. Par exemple, si vous faites une sélection par code postal, il faut indiquer un intervalle de codes postaux. Si vous indiquez, dans la case "Du" le code postal "33000", et dans la case "Au", le code postal ""33999", tous les clients de la gironde (département 33) seront pris en compte dans l'envoi.

Pour ne sélectionner qu'une famille de client ou qu'un commercial par exemple, il suffit de mettre le même nom de famille ou de commercial dans les cases "Du" et "Au".

Les filtres sont un cas à part et permettent une sélection encore plus précise grâce à plusieurs critères entièrement personnalisables. Nous n'allons pas ici décrire cette puissante fonctionnalité. Pour créer un filtre personnalisé, il suffit de cliquer sur le bouton "Filtres", situé à gauche de la fenêtre de relance lorsque l'onglet "Clients" est sélectionné.

Le dernier onglet, "Devises", permet de sélectionner des factures par devise. Là encore, cela fonctionne par intervalle. Si vous indiquez la même devise (dollar, yen, livre, etc.) pour chaque extrémité de l'intervalle, EBP Gestion Commerciale ne relancera que les factures réalisées dans cette devise.

Si, de plus, la case "Imprimer en Euros" est cochée, toutes les relances ne seront pas imprimées dans la devise d'origine, mais au contraire, imprimées en euros.

À gauche de la fenêtre d'impression des lettres de relance, plusieurs boutons permettent de visualiser, imprimer, ou télécopier les lettres de relance. Le bouton "Imprimer" permet, bien sûr, d'imprimer toutes les lettres de relance correspondant à la sélection effectuée dans la fenêtre. À une exception près : toutes les fiches clients intègrent, dans l'onglet "compte", une case à cocher "Relance par télécopie". Si cette case est cochée dans la fiche client, les lettres de relance de ce client ne seront pas imprimées.

Pour les envoyer par fax, il faudra cliquer sur le bouton "Télécopier" de la fenêtre des lettres de relance. A contrario, cliquer sur le bouton "Télécopier" n'enverra pas fax que les relances dont les clients ont la case "Relance par télécopie" cochée.

Le bouton "Aperçu" permet, bien sûr, de visualiser les lettres de relance à l'écran. Le bouton "Acrobat", permet de visualiser les lettres de relance à l'écran, mais dans le lecteur PDF Acrobat Reader. Cela permet également d'enregistrer les lettres de relance au format PDF.

Il est à noter que si vous gérez l'incrémentation des niveaux de lettres de relance, le fait de visualiser les lettres de relance à l'écran (que ce soit avec le bouton "Aperçu" ou "Acrobat") ne déclenche pas l'incrémentation du niveau, contrairement à l'impression.

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Par Olivier | Avant | Lundi 20 Février 2006, 00:21 | Après | Logiciels de facturation et de gestion EBP | aucun commentaire