Le lettrage est une fonctionnalité importante dans un logiciel de comptabilité. Il permet de vérifier que les factures (clients et fournisseurs) sont bien réglées. Pour cela, on attribue une lettre identique à une facture et à son règlement, c'est ce que l'on appelle le lettrage. Toutes les écritures non lettrées sont donc des factures qui n'ont pas encore été réglées. En fin d'année, pour l'établissement du bilan, c'est aussi sur le lettrage qu'EBP Comptabilité s'appuiera pour calculer vos créances et vos dettes. EBP Comptabilité (2006 et Pro) dispose de plusieurs fonctionnalités vous permettant de gérer le lettrage.

Les versions 2006 et Pro v10 d'EBP Comptabilité disposent de fonctionnalités de lettrage manuel et automatique. Elles sont simples et assez efficaces, et vous permettront de bien suivre les règlements clients et fournisseurs.

La principale amélioration des versions 2006 et Pro v10 d'EBP Comptabilité, concernant le lettrage, est de pouvoir directement lettrer un règlement dès son enregistrement en saisie standard, sans passer par la fenêtre d'échéances.

Rappelons que seul EBP Comptabilité Pro dispose d'une gestion des échéances multiples (c'est pratique si vos clients payent parfois en plusieurs fois par exemple), EBP Compta 2006 ne pouvant gérer qu'une échéance par facture.

Quelques paramétrages sont liés à la fonction de lettrage. Les premiers se trouvent dans les fiches mêmes des comptes comptables. Vous pouvez en effet indiquer pour chaque compte de tiers si les lettrages manuels, automatiques et approchés sont autorisés.

Pour cela, cliquez sur le menu "Données", puis sur "Plan Comptable Entreprise". Double-cliquez ensuite sur le compte que vous voulez autoriser ou interdire de lettrage.

Dans la fenêtre de compte qui apparaît, vous pouvez voir, dans le premier onglet "Divers" (affiché par défaut), le cadre "Lettrage". Celui-ci contient trois cases à cocher : "Manuel", "Automatique", et "Approché".

Lorsque vous créez un nouveau compte de tiers (client, fournisseur, salarié, etc.), ces trois cases sont automatiquement cochées. Ce qui veut dire que ces trois types de lettrage sont autorisés. Dans la plupart des cas, vous devriez les laisser cochés.

Le paramètre "Manuel" veut dire que le lettrage manuel est autorisé sur ce compte, ce paramètre reste très souvent coché pour tous les comptes de tiers. Les deux autres types de lettrage, "Automatique" et "Approché", sont un peu plus délicats et peuvent être, assez rarement quand même, un peu plus dangereux à utiliser.

On pourra donc les décocher (donc interdire ces lettrages) pour certains types de compte. Je pense en particulier aux comptes comptables qui brassent régulièrement de nombreuses écritures aux montants identiques ou très proches. Les comptes "Divers", où se retrouvent beaucoup de factures de tiers différents, sont un bon exemple de compte parfois un peu délicat à lettrer automatiquement.

Le risque est de voir, lors d'un lettrage automatique (approché ou non), EBP Comptabilité proposer un lettrage pour un règlement ne correspondant pas à la bonne facture. Par exemple, si vous avez, dans un même compte comptable "Divers", deux factures de fournisseurs différents et de 100 euros chacune en attente de règlement, un paiement de 100 euros pourra être affecté par erreur à la mauvaise facture lors d'un rapprochement automatique (par montant). C'est pour cela qu'il est possible d'interdire les lettrages automatiques et approchés pour certains comptes.

Cela dit, l'interdiction de lettrage automatique n'est vraiment nécessaire que pour certains comptes et si vous recourez souvent au lettrage automatique par montant.

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Par Olivier | Avant | Mardi 27 Décembre 2005, 11:43 | Après | Logiciel de compta EBP | aucun commentaire